Artikel

Membangun Komunikasi yang Efektif dan Efisien

Tak habis-habisnya membahas komunikasi. Komunikasi oleh setiap entrepreneur. Keterampilan ini wajib dimiliki. Selain itu, harus di tingkatkan. Begitukah?

Betul sekali. Komunikasi bisa meningkatkan kualitas kerja. Akan tetapi, sebaliknya, bisa juga menghancurkan kualitas kerja. Apalagi bagi bisnis. Bisa tutup bisnis kita.

Apa yang harus dilakukan? Pertama, pahami esensi dari komunikasi. Menyampaikan pesan. Efektif itu tepat sasaran. Efisiensi itu, sesuai anggaran. Kedua, memahami proses komunikasi. Dalam proses ini ada sender, media, pesan, receiver, feedback, response dan noise.

Ketiga, memahami receiver kita. Atau penerima pesan kita. Pemahaman pada mereka jadi penting sekali. Knowledge, skill dan attitude mereka harus dipahami.

Keempat, memanfaatkan komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi verbal berhubungan dengan kata-kata. Non verbal, tidak dengan kata-kata. Kelima, menggabungkan kedua jenis komunikasi ini secara bersamaan.

Keenam, terus berkomunikasi secara intens dengan karyawan. Hal ini penting dilakukan. Demi saling kesepahaman. Karena, inilah tujuan komunikasi.

Ketujuh, lakukan evaluasi atas komunikasi yang dijalankan. Evaluasi itu penting. Buat menilai kesesuaian komunikasi dengan tujuan. Intinya, efektif dan efisien kah?

Terakhir, lakukan perbaikan atas komunikasi tersebut. Inilah yang harus dilakukan para entrepreneur. Sukses buat kita semua.

By : Meriza Hendri

***

Membangun Budaya Perusahaan

Dalam satu kunjungan ke perusahaan teman kemaren, saya mendapatkan sesuatu yang sangat berbeda. Sesuatu yang sangat baik menurut saya. Apa itu? hal yang sangat berhubungan dengan bagaima karyawannya sudah memiliki sistem pekerjaan yang sangat baik. Sistem manajemen sudah berjalan. Meskipun pimpinan sering tidak ada.

Bagi teman-teman pengusaha atau entrepreneur, menyebutnya kondisi ini sebagai auto pilot. Kondisi yang sudah berjalan dengan baik, ada atau tidak ada pimpinan dalam perusahaan saat itu. Bagi saya, bukan berarti pimpinan tidak peduli dengan kegiatan perusahaan, tetapi mereka fokus pada pengembangan usaha kedepannya.

Salah satu aspek yang paling penting bagi kondisi ini adalah budaya perusahaan. Atau yang lebih dikenal dengan shared value ataupun corporate culture. Budaya perusahaan sudah menjadi sangat penting untuk perusahaan saat ini. Perusahaan yang hebat, memiliki budaya perusahaan yang kuat. Kenapa bisa demikian?

Karena dalam budaya perusahaan itu, terdapat kesamaan nilai, believe, bahasa, attitude, komunikasi antara karyawan dan manajemen. Semuanya satu. Hal inilah yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk maju dan berkembang. Bagaimana membangun budaya tersebut?

Pertama, gali nilai-nilai utama dari usaha kita. Yang paling penting adalah menjaga integritas, disiplin, kerja cerdas, menghormati karyawan. Itulah sebagian yang utama. Kedua, Membangun kepercayaan yang kuat untuk keberhasilan perusahaan dan manfaat buat karyawan danmanajemen. Ketiga, menggunakan bahasa yang sama dalam organisasi. Keempat, memiliki attitude yang baik dalam perusahaan. Kelima, melakukan komunikasi yang intens antara manajemen dan karyawan. Demikian juga antara karyawan dengan karyawan.

Keenam, para pemimpin selalu memberikan contoh tauladan kepada para bawahan. Misal masalah disiplin, tidak ada pandang bulu. Semua harus disiplin. Ketujuh, mengevaluasi dan memperbaiki budaya perusahaan dengan baik. Kedelapan, menerapkan reward and punishment system yang jelas. Untuk perusahaan yang terus tumbuh dan berkembang, fokuslah pada pembangunan budaya perusahaan. sukses buat kita hari ini.

By : Meriza Hendri

***

Melakukan Perbaikan Terus Menerus

Dalam rapat tinjauan manajemen atau yang lebih dikenal dengan RTM kemarin, banyak hal yang saya dapatkan dari kegiatan tersebut. Lesson learned yang benar-benar berharga bagi saya selaku entrepreneur. Pelajaran yang sangat berarti dalam konteks bisnis. Tinggal bagaimana memaknainya. Agar bisa memberikan value bagi bisnis kita.

Pelajaran berharga tersebut relevan dengan proses bisnis yang dilakukan. Proses bisnis dari supplier, produksi, sampai dengan menghantarkan produk atau layanan kepada konsumen. Pelajaran utama adalah kenapa perlu melakukan kegiatan ini, berupa evaluasi terus menerus. Akan tetapi, belum memberikan dampak siginifikan bagi perusahaan. Benarkah.

Itulah yang saya tangkap pelajaran dari kegiatan kemaren. Sangat disayangkan kalau kegiatan evaluasi tidak memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, apa yang pelu dilakukan? Agar evaluasi memberikan manfaat bagi kita dan bisnis kita.

Pertama, harus menentukan objektif daripada kegiatan bisnis kita tersebut. Kembali kepada fondasi bahwa tujuan kegiatan kita apa. Kedua, menyadari value kegiatan tersebut untuk diri kita. Hal ini penting karena harus ada keselarasan antara tujuan pribadi dengan tujuan perusahaan. Begitukah? iyalah…

Ketiga, Memahami manfaat daripada evaluasi bagi diri dan perusahaan. Manfaat evaluasi penting. Keempat, berkomitmen untuk melakukan perbaikan dengan dasar hasil evaluasi tersebut. Komitmen menjadi strategis posisinya bagi pelaksanaan perbaikan tersebut.

Kelima, membuat rencana untuk perbaikan. Rencana perbaikan harus SMART. Keenam, mempersiapkan sumberdaya untuk melakukan perbaikan, seperti man, money, machine, methode, material, market, minute, informasi. Selain itu, perlu disiapkan policy untuk menjalankannya. Ketujuh, langsung kerjakan perbaikan. Jangan ditunda-tunda.

Jadi, perbaikan terus menerus harus dilakukan agar rapat evaluasi yang kita lakukan memberikan manfaat bagi kemajuan perusahaan, saat ini dan yang akan datang.

By : Meriza Hendri

***

Membangun Kebersamaan

Semalam, pertemuan dengan teman-teman GIMBers setelah acara I Love Business. Kebersamaan dengan teman-teman, yang tidak hanya dari manajemen atau pengurus yayasan. Akan tetapi, juga diikuti oleh para GIMBers. Senang sekali. Adanya sense of ownership dengan para teman-teman GIMBers.

Bahasan yang dilakukan adalah mengenai persiapan ulang tahun GIMB Foundation. Ulang tahun yang pertama pada tanggal 2 Juni 2013. Momen ini akan dijadikan sebagai sebagai memorable momentum. Buat siapa? buat pengurus, buat GIMBers dan juga para relasi dan mitra GIMB Foundation itu sendiri. Apakah seperti itu?

Iya, ketika berbicara tentang output dan outcome. Itulah yang menjadi bahasan awal sebelum membahas acara inti. Acara yang berhubungan dengan ulang tahun tersebut. Hal yang dibangun adalah kebersamaan dalam acara ini.

Apa yang harus dilakukan untuk membangun kebersamaan dalam perusahaan dan tim tersebut? Pertama, bangunlah kesamaan dalam output dan outcome untuk acara yang akan dilaksanakan. Output berhubungan dengan pelaksanaan acara, sementara outcome berhubungan dengan hasil yang diharapkan. Kedua, menetapkan rencana dalam kegiatan. rencana tersebut harus jelas, dan berhubungan dengan konsep SMART. specific, measurable, attainable, reoasonable dan tim table.

Ketiga, memperjelas anggota tim yang terlibat dalam kegiatan ini. Hal ini penting agar jelas siapa saja yang menjadi target dalam menjalankannya. Keempat, membuat job description dan target daripada masing-masing anggota tim. Hal ini memperjelas peran dan kewajiban serta hak dari masing-masing anggota tim.

Kelima, dalam tataran action, setiap teman-teman diminta masukan. Masukan tentang konsep dan bagaimana menjalankan acara itu nantinya. Kreativitas dan inovasi sangat penting. Keenam, melakukan indikator evaluasi atas setiap acara dengan membandingkan hasil acara dengan ouput dan outcome dari kegiatan.

Yang terakhir adalah bagaimana melakukan tindakan perbaikan atas evaluasi tersebut. Hal ini penting karena tetap kita harus mengacu kepada perbaikan terus menerus. Istilah lainnya adalah Kaizen. itulah yang harus dilakukan dalam membangun kebersamaan. itulah sharing pagi ini. Selamat bekerja ya…

By : Meriza Hendri

***

Fokus Pada Pekerjaan Sampai Selesai, Output dan Outcome

Kemaren, saya diingatkan oleh salah seorang teman tentang pekerjaan. Pekerjaan ini sehubungan dengan bisnis yang sedang dijalankan. Banyak sekali pekerjaan yang harus diselesaikan agar bisa menghasilkan ouput dan outcome yang sudah ditetapkan.

Pekerjaan yang diingatkan kemaren berhubungan dengan bagaimana seseorang harus menyelesaikan pekerjaan yang sudah dimulai. Pekerjaan yang sudah dimulai harus diselesaikan. Suka tidak suka, pengerjaan pekerjaan sampai selesai adalah sesuatu yang harus diperhatikan.

Pelajaran dari teman saya kemaren adalah bagaimana dalam mengerjakan pekerjaan harus sampai selesai. Fokus pada output dan outcome dari pekerjaan tersebut adalah harus menjadi perhatian para pebisnis. Selesaikan pekerjaan.

Dalam konteks bisnis, ini harus benar-benar diperhatikan. Jangan sampai pekerjaan tidak selesai. Malah nggak jelas diakhirnya. Oleh karena itu, kita harus bisa memperhatikan beberapa hal dalam setiap pekerjaan.

Pertama, buat tujuan dari setiap pekerjaan yang dilakukan. Tujuan tersebut harus spesifik, terukur, dapat dicapai, reasonable dan time table. Tujuan menjadi penting.

Kedua, membuat output yang jelas. Ketiga, membuat outcome yang jelas dan terukur. Keempat, perhatikan proses dalam pekerjaan itu, Kelima, buat pengorganisasian atas pekerjaan. Keenam, kerjakan dan etujuh, lakukan evaluasi dan kontrol atas pekerjaan tersebut.

Jadi, marilah kita bekerja sampai selesai dan fokus pada output dan outcome yang jelas dan terukur. Terakhir, gunakan manajemen dalam pengerjaannya. Sukses buat kita semua….

By : Meriza Hendri

***

Menghafal dan Menghubungkan dengan Konteks Bisnis Kita

Sejak kemaren dan pagi ini, saya melihat teman saya yang belajar dan menghafal konteks layanan kepada konsumen. Konteks yang sangat penting. Akan tetapi, ada satu yang salah, menurut saya.

Kenapa penting? Karena niat nya baik untuk memberikan layanan prima kepada konsumen. Itu adalah tujuan dari layanan.

Hanya masalahnya adalah kenapa harus menghafal sekali? Hati-hati dengan menghafal dan teks tersebut. Bisa berdampak negatif.

Perlu dipahami bahwa sebenarnya menghafal itu baik. Menghafal adalah awal dalam aspek kognitif. Jadi, dengan hafalan tersebut menjadi awal dalam layanan.

Itu yang pertama yang harus dilakukan oleh seorang entrepreneur dengan menghafal. Itu meningkatkan daya ingat. Penting sekali.

Kedua, jangan hanya mengandalkan hafalan tersebut. Ketiga, bayangkan pengalaman kita sehubungan dengan yang kita hafal.

Keempat, bayangkan konteks dalam masalah yang kita hafal tersebut. Itu penting agar paham bagaimana konteks teori di lapangan. Ingat itu.

Kelima, ingat masalah-masalah yang pernah berhubungan dengan yang dihafal tadi. Keenam, ingat juga yang keberhasilan dalam konteks tadi. Yang terakhir, lakukan simulasi dan latihan.

Jadi, jangan menghafal dan mengandalkan apa yang tertulis dalam bisnis kita. Karena bisnis itu dipengaruhi oleh lingkungan bisnis yang selalu berubah. Jadi, dibutuhkan seni dalam menjalankan bisnis.

Sukses terus bisnis kita ya.

By : Meriza Hendri

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s